Les caisses enregistreuses ont une certaine nostalgie. Elles peuvent nous rappeler une entreprise familiale avec laquelle nous avons grandi, ou peut-être notre magasin général préféré. Les appareils de point de vente (PDV), en revanche, reflètent le monde de la haute technologie dans lequel nous vivons. Ils combinent la fonctionnalité d’une caisse enregistreuse avec la technologie et l’informatique modernes.
Vous vous demandez peut-être : « Dois-je remplacer ma caisse enregistreuse par un système de point de vente ? La réponse dépend de la façon dont votre entreprise fonctionne et de vos besoins. Mais si vous cherchez à rationaliser, développer ou mieux gérer votre entreprise, un système de point de vente moderne pourrait bien être votre meilleure solution. Nous avons rédigé ce guide pour vous aider à prendre la décision qui convient le mieux à votre entreprise.
Comment les caisses enregistreuses aident une entreprise à fonctionner ?
À première vue, les caisses enregistreuses peuvent sembler dépassées, mais selon la structure et les objectifs de votre entreprise, quelque chose d’aussi simple qu’une caisse enregistreuse peut suffire.
Fonctions de base d’une caisse enregistreuse
Qu’est-ce que les caisses enregistreuses font le mieux ? Si vous imaginez la caisse que vous avez utilisée pour une entreprise de food truck, vous ne réalisez peut-être pas tout ce qu’une bonne caisse enregistreuse peut réellement accomplir. Une caisse enregistreuse peut faire tout ce qui suit :
- Organiser les espèces et les pièces pour faciliter le comptage et le rendu de monnaie
- Assurer une sécurité de base avec des serrures et des clés
- Enregistrer les transactions de vente
- Calculer la taxe de vente
- Stocker les chèques à déposer
- Générer des reçus pour les clients
- Générer des rapports de fin de journée avec les ventes totales et les entrées/sorties d’argent
Il est recommandé qu’il soit doté d’un bon logiciel caisse enregistreuse food truck.
Principaux scénarios commerciaux/ cas d’utilisation d’une caisse enregistreuse
Une caisse enregistreuse est-elle le meilleur choix pour votre entreprise ? Voici quelques éléments à prendre en considération.
N’avez-vous qu’un seul emplacement pour les paiements ? Si vous avez plusieurs magasins ou plusieurs comptoirs dans un même magasin, une caisse enregistreuse n’est peut-être pas l’outil optimal. Vous devrez procéder manuellement au rapprochement et au total des ventes dans vos différentes caisses pour une comptabilité correcte. Cependant, si vous n’avez qu’un seul emplacement avec une seule caisse enregistreuse pour les paiements, ces problèmes ne vous poseront pas de problème ni ne vous bloqueront la route.
Votre entreprise dispose-t-elle d’un stock limité ? Si vous gérez un établissement de vente au détail et proposez des centaines ou des milliers d’articles, ceux-ci peuvent être difficiles à suivre avec une caisse enregistreuse traditionnelle. Cependant, si vous ne proposez que quelques dizaines d’articles, une caisse enregistreuse peut facilement être utilisée pour suivre les ventes.
Votre activité est-elle principalement exercée en espèces ou par chèque ? Les caisses enregistreuses traditionnelles traitent les espèces et les chèques. Si vous souhaitez accepter les paiements par carte de crédit ou de débit, vous devez mettre en place un système de traitement des paiements et un compte marchand correspondant.
En résumé, les meilleurs cas d’utilisation des caisses enregistreuses sont les entreprises à emplacement unique, avec un stock limité et sans avoir besoin d’accepter les paiements par carte de crédit ou de débit.
Ce que les systèmes de point de vente peuvent faire pour votre entreprise
Si vous recherchez un traitement des paiements de haut niveau pour votre entreprise, vous serez peut-être étonné de savoir tout ce qu’un système de point de vente moderne peut faire. Et comme pour tout autre type d’appareil informatisé, il existe de nombreuses options différentes. Nous allons vous donner les bases ici ; pour des informations plus détaillées sur les systèmes de point de vente, consultez notre guide Qu’est-ce qu’un système de point de vente ?
Point de vente sur site ou dans le nuage
Les systèmes de points de vente se divisent en deux catégories de base. Les systèmes de points de vente sur site comblent le fossé entre les caisses enregistreuses traditionnelles et les dispositifs de point de vente modernes. Ils sont généralement dotés d’un logiciel personnalisé pour faciliter le fonctionnement de votre entreprise et stockent toutes les données sur un disque dur sur votre site. Si la plupart des systèmes de point de vente sur site peuvent accepter les cartes de crédit sans problème, les entreprises doivent faire preuve d’une grande prudence dans la collecte des données afin de garantir la confidentialité et la sécurité de leurs clients.
Les systèmes de points de vente dans le nuage fonctionnent différemment. Au lieu de stocker les données sur un disque dur situé dans votre magasin, toutes les informations sont stockées hors site, se connectent à vos terminaux via l’internet et sont gérées par votre fournisseur de points de vente. Assurez-vous de vérifier les spécifications de sécurité de tout point de vente que vous envisagez ; idéalement, les systèmes de points de vente en nuage devraient crypter toutes les données relatives aux clients et aux cartes de crédit. Si vous n’êtes pas familier avec les règles de conformité de l’industrie des cartes de paiement (PCI), prenez quelques minutes pour lire ce guide. Il devrait vous aider à démystifier les questions de responsabilité et de sécurité des données. Il est important de comprendre quel est le niveau de sécurité offert par chaque système, ainsi que vos exigences et responsabilités spécifiques.
